Kriteria Utama Sistem IT Inventory KEK (Pasal 4 PER-24/BC/2023)
Sistem IT Inventory Kawasan Ekonomi Khusus (KEK) wajib menyimpan riwayat transaksi dan mutasi barang minimal dua tahun terakhir. Sistem harus menjamin penelusuran (traceability) antara dokumen pabean, dokumen komersial, dan kode barang.
Berdasarkan PER-24/BC/2023 JDIH Kemenkeu, sistem pencatatan berbasis komputer ini mencakup aktivitas penyesuaian (adjustment), stok barang jadi (finished goods), barang dalam proses (WIP), dan limbah (scrap). Data ini digunakan oleh auditor kepabeanan untuk memverifikasi riwayat fisik barang secara akurat.
Pencatatan kode barang juga memerlukan pengelompokan yang jelas. Sistem harus membedakan material impor dari Barang Kena Pajak asal Tempat Lain Dalam Daerah Pabean (TLDDP), serta memisahkan bahan untuk kegiatan manufaktur dan logistik. Kesalahan dalam pengelompokan kode barang berpotensi menimbulkan selisih stok saat pemeriksaan persediaan.
Integrasi API Host-to-Host dan Sistem Akuntansi
IT Inventory KEK harus berfungsi sebagai subsistem yang terhubung langsung ke sistem informasi akuntansi utama perusahaan. Transmisi data ke Sistem Aplikasi KEK DJBC dilakukan secara otomatis melalui metode Application Programming Interface (API) Host-to-Host.
Aturan pada Pasal & Lampiran PER-24/BC/2023 Ortax Data Center menggarisbawahi bahwa data IT Inventory tidak boleh berdiri sendiri. Seluruh data harus bersumber dari transaksi pembukuan akuntansi yang siap diperiksa oleh Bea Cukai maupun Direktorat Jenderal Pajak.
Pertukaran data antara Enterprise Resource Planning (ERP) perusahaan dan portal CEISA 4.0 menggunakan koneksi API terenkripsi. Integrasi ini menggantikan proses entri manual dan menjaga konsistensi laporan kepabeanan secara real-time.
Ketentuan IT Inventory untuk Usaha Ganda
Pelaku usaha KEK yang menjalankan lebih dari satu unit bisnis—seperti manufaktur, pusat logistik, atau jasa—wajib memisahkan pencatatan persediaan untuk tiap kegiatan usaha. Pemisahan ini mempermudah rekonsiliasi audit untuk masing-masing izin.
Sesuai PER-24/BC/2023 JDIH Kemenkeu, perusahaan dengan izin ganda wajib menerapkan skema pembukuan terpisah (multi-ledger) dalam struktur basis datanya. Sebagai contoh, jika sebuah fasilitas menjalankan kegiatan manufaktur sekaligus jasa logistik, alur keluar-masuk barang kedua unit tersebut tidak boleh digabung.
Penggabungan catatan persediaan dapat mengaburkan batas pembebasan Bea Masuk dan Pajak Dalam Rangka Impor (PDRI). Penggunaan ERP dengan fitur pengelolaan multi-business unit membantu menjaga kepatuhan administrasi pabean ini.
Pencatatan WIP dan Ketentuan CCTV
Pencatatan barang dalam proses (Work in Process/WIP) diwajibkan untuk industri pengolahan. Kewajiban ini dikecualikan bagi Badan Usaha, Pelaku Usaha Jasa, dan Pusat Logistik karena tidak ada proses perubahan bentuk barang.
Meskipun demikian, seluruh jenis usaha KEK wajib menyediakan akses CCTV online real-time di area penimbunan barang. Petugas Bea Cukai dan Pajak diberikan akses langsung ke jaringan kamera ini. Rekaman CCTV wajib disimpan paling singkat tujuh hari untuk kebutuhan verifikasi lapangan.
Ringkasan Kriteria IT Inventory KEK (PER-24/BC/2023)
| Parameter / Kriteria | Ketentuan Regulasi (PER-24/BC/2023) | Dasar Hukum |
| Histori Data Persediaan | Menyimpan riwayat aktivitas & perpindahan barang min. 2 tahun | Pasal 4 ayat (1) huruf a |
| Keterkaitan Dokumen (Traceability) | Menghubungkan Dokumen Pabean, Surat Jalan, Invoice/PO, & Kode Barang | Pasal 4 ayat (1) huruf b |
| Pencatatan WIP | Wajib untuk Manufaktur/Pengolahan; Dikecualikan untuk Logistik & Jasa | Pasal 4 ayat (2) |
| Metode Integrasi Data | Terhubung ke Sistem Aplikasi KEK/CEISA 4.0 via API (Host-to-Host) | Pasal 3 ayat (1) & (2) |
| Subsistem Akuntansi | Wajib menjadi bagian terintegrasi dari ERP / Sistem Akuntansi Keuangan | Pasal 2 ayat (2) |
| Integrasi Pengawasan Fisik | Akses CCTV online real-time, rekaman tersimpan min. 7 hari | Pasal 11 huruf d |
Implementasi BZone ERP IT Inventory
BZone ERP menyediakan modul IT Inventory yang mendukung Kawasan Berikat, Gudang Berikat, PLB, KITE, hingga KEK melalui integrasi API Host-to-Host ke CEISA 4.0 DJBC. Modul persediaan, akuntansi, produksi, dan penjualan terhubung secara langsung untuk mendukung kepatuhan pabean.
Fitur selengkapnya dapat dilihat pada halaman Detail Fitur BZone ERP. Untuk konsultasi teknis dan integrasi CEISA 4.0, silakan hubungi Tim Konsultasi BZone.
Referensi Regulasi & Sistem BZone:
- Spesifikasi Laporan Wajib KEK PER-24/BC/2023
- Arsitektur IT Inventory System Integrasi Host-to-Host CEISA 4.0
- Fitur Wajib Software Manufaktur ERP Kawasan Berikat & KEK
- Perbedaan Kawasan Berikat (KB) vs KEK
Tanya Jawab (FAQ)
Apakah IT Inventory KEK dapat dijalankan terpisah dari ERP utama? Tidak. IT Inventory KEK wajib menjadi subsistem yang terhubung langsung dengan sistem akuntansi utama pembentuk laporan keuangan. Sistem yang berdiri sendiri tanpa koneksi ke pembukuan keuangan tidak memenuhi syarat pengawasan.
Berapa lama riwayat data persediaan harus tersimpan di IT Inventory KEK? Sistem wajib menampilkan data mutasi dan transaksi sekurang-kurangnya dua tahun terakhir. Data tersebut harus terhubung dengan dokumen pabean, invoice, dan nomor pendaftaran.
Mengapa usaha jasa dan logistik dikecualikan dari pencatatan WIP? Karena sektor jasa dan logistik tidak melakukan pengolahan barang baku menjadi barang jadi. Namun, catatan mutasi barang masuk dan keluar tetap wajib diperbarui secara berkala.
Bagaimana prosedur integrasi data ke sistem Bea Cukai? Integrasi dilakukan melalui API Host-to-Host yang terhubung langsung ke Sistem Aplikasi KEK / CEISA 4.0. Penggunaan webform hanya diizinkan pada kondisi khusus sesuai persetujuan Kantor Pabean.