IT Inventory Bea Cukai adalah sistem informasi yang dipakai perusahaan penerima fasilitas kepabeanan untuk mencatat pemasukan, pengeluaran, penyesuaian, dan saldo barang berfasilitas, dan menjadi bagian dari sistem akuntansi perusahaan. Untuk Kawasan Berikat, kewajibannya ada di Pasal 17 huruf c dan kriterianya di Pasal 19 PER-19/BC/2018 sebagaimana diubah PER-9/BC/2021 (keduanya berstatus berlaku, dicek 22 Oktober 2026). Sejak 2023, Pasal 39 PER-6/BC/2023 menambahkan kriteria yang berlaku untuk semua Tempat Penimbunan Berikat, termasuk Kawasan Berikat.
Artikel ini mengubah dua aturan itu menjadi 10 langkah kerja, mulai dari memetakan dokumen pabean sampai uji coba sebelum pemeriksaan Bea Cukai. Di bagian akhir ada tabel perbedaan untuk Gudang Berikat, PLB, KEK, dan KITE.
Table of contents
- Apa itu IT Inventory Bea Cukai, dan siapa yang wajib membuatnya?
- Apa saja syarat IT Inventory Kawasan Berikat menurut aturan yang berlaku?
- Kenapa banyak IT Inventory dinilai tidak memadai?
- Bikin sendiri, beli software, atau pakai sistem yang sudah ada?
- Checklist 10 langkah membuat IT Inventory
- 1. Pastikan fasilitas dan regulasi yang berlaku
- 2. Petakan alur barang dan dokumen pabean
- 3. Susun master data dan kode barang
- 4. Hubungkan IT Inventory dengan pembukuan
- 5. Atur hak akses dan log aktivitas
- 6. Siapkan laporan wajib
- 7. Tetapkan saldo awal lewat stock opname awal
- 8. Buka akses online untuk Bea Cukai dan Pajak, dan siapkan backup
- 9. Susun SOP dan pasang CCTV
- 10. Uji sebelum pemeriksaan
- Setelah izin terbit, apa yang harus dijaga?
- Apa bedanya untuk Gudang Berikat, PLB, KEK, dan KITE?
- Apakah IT Inventory wajib terhubung ke CEISA 4.0?
- Pertanyaan yang sering diajukan
- Ringkasan
Apa itu IT Inventory Bea Cukai, dan siapa yang wajib membuatnya?
IT Inventory wajib dimiliki perusahaan di Kawasan Berikat, Gudang Berikat, Pusat Logistik Berikat, Kawasan Ekonomi Khusus, dan penerima fasilitas KITE. Fungsinya sama di semua fasilitas, tetapi aturan teknis dan jumlah laporannya berbeda.
Regulasi menyebutnya “teknologi informasi untuk pengelolaan pemasukan dan pengeluaran barang”. Istilah ini sering tertukar dengan software inventaris aset IT kantor (laptop, lisensi, server). Yang dibahas di sini adalah sistem untuk Bea Cukai: sistem yang mencatat barang yang masuk dengan penangguhan atau pembebasan bea masuk, dan bisa ditelusuri sampai dokumen pabeannya.
Untuk Kawasan Berikat, Pasal 17 huruf c PER-19/BC/2018 jo. PER-9/BC/2021 mewajibkan IT Inventory menjadi subsistem dari sistem informasi akuntansi, dan bisa diakses Direktorat Jenderal Bea dan Cukai serta Direktorat Jenderal Pajak untuk pemeriksaan dan pengawasan. Pasal 38 PER-6/BC/2023 memperluas kewajiban memiliki, mengelola, dan mendayagunakan IT Inventory ke semua penerima fasilitas Tempat Penimbunan Berikat. KEK punya aturan sendiri di PER-24/BC/2023, dan KITE Pembebasan memasukkan IT Inventory sebagai salah satu kriteria di PER-8/BC/2022. Daftar regulasinya ada di halaman regulasi IT Inventory.
Apa saja syarat IT Inventory Kawasan Berikat menurut aturan yang berlaku?
Ada 9 kriteria di Pasal 19 PER-19/BC/2018 jo. PER-9/BC/2021, ditambah kriteria Pasal 39 PER-6/BC/2023. Intinya, IT Inventory harus menjadi bagian dari pembukuan, mencatat secara real-time, bisa diakses online oleh petugas, menyimpan log, dan bisa ditelusuri sampai dokumen pabean.
Tabel berikut menggabungkan kedua regulasi. Kolom terakhir berisi cara menguji setiap kriteria sendiri sebelum petugas datang.
| Kriteria | Dasar | Cara mengujinya |
|---|---|---|
| Subsistem dari sistem informasi akuntansi yang menghasilkan laporan keuangan | PER-9/BC/2021 Pasal 19 huruf a; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (5) | Saldo persediaan di IT Inventory sama dengan saldo di buku besar pada tanggal yang sama |
| Dipakai secara kontinu dan real-time sesuai sistem pengendalian internal (SPI) | Pasal 19 huruf b; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf e dan ayat (3)-(4) | Transaksi tercatat sesegera mungkin setelah disetujui sesuai SOP, dan langsung memperbarui database |
| Berisi data pemasukan, pengeluaran, penyesuaian, dan saldo barang, ditambah barang dalam proses (WIP) dan stock opname | Pasal 19 huruf c; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf e | Setiap jenis mutasi punya menu dan jejak sendiri |
| Laporan bisa diakses online dari Kantor Pabean dan Kantor Pajak | Pasal 19 huruf d; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf c dan h | Petugas bisa membuka dan mengunduh laporan sendiri, tanpa meminta file ke staf |
| Mencatat riwayat perekaman dan aktivitas pengguna (log), bisa ditelusuri minimal 2 tahun | Pasal 19 huruf e; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf a | Cari siapa yang mengubah satu transaksi dari 18 bulan lalu |
| Bisa menelusuri posisi barang (traceability) | Pasal 19 huruf f | Telusuri satu kode bahan baku dari dokumen masuk sampai barang jadi yang keluar |
| Pencatatan hanya oleh pengguna yang punya akses khusus | Pasal 19 huruf g; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf b | Akun bersama antar-staf tidak ada |
| Perubahan data hanya oleh orang sesuai kewenangannya | Pasal 19 huruf h | Staf gudang tidak bisa mengubah transaksi yang sudah disetujui |
| Terhubung dengan dokumen pabean (jenis, nomor, tanggal), dan menurut PER-6/BC/2023 juga dengan dokumen transaksi keuangan | Pasal 19 huruf i; PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf d | Dari satu nomor BC 2.3, Anda bisa membuka PO, penerimaan barang, dan invoice-nya |
| Kode barang berbeda untuk tiap jenis barang berfasilitas, serta antara barang asal impor dan barang asal dalam negeri | PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf f dan g | Benang impor dan benang lokal yang sama spesifikasinya tetap punya kode berbeda |
Sembilan kriteria Pasal 19 inilah yang dipakai DJBC saat memberi pelatihan IT Inventory dalam program asistensi fasilitas kepabeanan (DDTCNews, 19 Oktober 2024). Pasal 38 ayat (2) PER-6/BC/2023 juga mengizinkan penerima fasilitas meminta asistensi kepada Direktur fasilitas kepabeanan, Kanwil, KPUBC, atau Kantor Pabean. Kalau Anda menemukan panduan yang masih mengutip PER-09/BC/2014, aturan itu sudah dicabut oleh Pasal 51 PER-6/BC/2023.
Kenapa banyak IT Inventory dinilai tidak memadai?
BPK dalam IHPS I/2023 menilai IT Inventory penerima fasilitas Kawasan Berikat, Gudang Berikat, PLB, dan KITE tidak memadai. Empat kekurangan yang disebut: tidak dipakai kontinu dan real-time, tidak bisa menelusuri posisi barang, tidak terintegrasi dengan pembukuan, dan tidak bisa diakses online oleh DJBC.
Temuan itu dilaporkan DDTCNews pada 5 Desember 2023. BPK juga mencatat CCTV di sebagian Kawasan Berikat dan PLB tidak bisa diakses atau diputar ulang. BPK merekomendasikan Menteri Keuangan memerintahkan DJBC agar semua penerima fasilitas mengembangkan IT Inventory yang memenuhi kriteria sesuai ketentuan.
Keempatnya ada di tabel kriteria di atas, dan semuanya hal dasar: data direkap belakangan, gudang dan akuntansi memakai sistem terpisah, atau akun untuk petugas tidak pernah dibuat. Uji keempat hal ini sebelum yang lain.
Bikin sendiri, beli software, atau pakai sistem yang sudah ada?
Regulasi tidak mewajibkan merek atau jenis software tertentu. Pasal 40 PER-6/BC/2023 menerima IT Inventory sebagai bagian dari satu aplikasi pembukuan, atau sebagai aplikasi kedua yang terintegrasi dan memakai sumber data yang sama dengan sistem utama.
Kedua susunan itu sama-sama sah selama kriteria Pasal 39 terpenuhi. Istilah “Kategori A” dan “Kategori B” yang beredar di industri biasanya merujuk ke dua susunan ini, padahal label itu tidak ada di regulasi mana pun. Untuk perusahaan yang sudah punya sistem pencatatan sebelum mengajukan izin, Pasal 41 PER-6/BC/2023 mewajibkan sistem itu disesuaikan dengan kriteria Pasal 39 ayat (1). Penyesuaian bisa lewat interface kalau sistemnya terintegrasi dengan entitas lain, atau tidak bisa langsung menghasilkan elemen data laporan yang diminta.
Di luar regulasi, tiga hal praktis perlu Anda timbang:
- Siapa yang memperbarui sistem saat aturan berubah. Pasal 19 sendiri sudah diubah sekali pada 2021, dan kriteria tambahan datang lagi pada 2023. Sistem buatan sendiri butuh tim yang mengikuti perubahan itu.
- Apakah data masih dimasukkan dua kali. Kalau gudang mencatat di satu aplikasi dan akuntansi di aplikasi lain tanpa sumber data yang sama, susunan itu tidak memenuhi Pasal 40.
- Berapa waktu sampai pemeriksaan. IT Inventory ikut diperiksa saat perusahaan mengajukan izin Kawasan Berikat, jadi sistemnya harus sudah berjalan sebelum izin terbit.
BZone menyediakan dua jalur untuk dua susunan itu: ERP lengkap dengan IT Inventory di dalamnya, atau BZone Engine sebagai penghubung untuk perusahaan yang ingin tetap memakai ERP yang sudah ada.
Checklist 10 langkah membuat IT Inventory
Urutan di bawah dimulai dari aturan, lalu data, lalu sistem, lalu uji coba. Langkah 1-3 bisa Anda kerjakan sebelum memilih software, dan hasilnya menjadi daftar kebutuhan saat membandingkan vendor.
1. Pastikan fasilitas dan regulasi yang berlaku
Tentukan dulu fasilitas yang diajukan: Kawasan Berikat, Gudang Berikat, PLB, KEK, atau KITE. Cek status setiap regulasi di JDIH Kemenkeu sebelum dipakai sebagai acuan, karena beberapa aturan yang masih sering dikutip sudah dicabut.
2. Petakan alur barang dan dokumen pabean
Gambar alur barang dari masuk sampai keluar, lalu tandai dokumen pabean di setiap titik. Untuk Kawasan Berikat, barang masuk dari luar daerah pabean memakai BC 2.3, barang keluar ke dalam negeri memakai BC 2.5, mutasi antar-TPB memakai BC 2.7, dan ekspor memakai BC 3.0. Peta ini menjadi dasar menu dan laporan di IT Inventory.
3. Susun master data dan kode barang
Buat kode barang yang konsisten sebelum transaksi pertama dicatat. Pasal 39 ayat (1) huruf f dan g PER-6/BC/2023 mewajibkan kode berbeda untuk tiap jenis barang berfasilitas, serta antara barang asal impor dan barang asal dalam negeri. Lengkapi juga satuan, konversi satuan, dan Bill of Material untuk barang produksi, karena laporan mutasi bahan baku dihitung dari sini.
4. Hubungkan IT Inventory dengan pembukuan
Pastikan setiap mutasi barang di IT Inventory langsung tercermin di akuntansi, atau keduanya memakai satu sumber data. Pasal 19 huruf a dan Pasal 39 ayat (5) PER-6/BC/2023 menempatkan IT Inventory sebagai subsistem dari sistem informasi akuntansi. Ini juga salah satu dari empat kekurangan dalam temuan BPK.
5. Atur hak akses dan log aktivitas
Buat satu akun untuk setiap orang, lalu batasi siapa yang boleh mencatat, menyetujui, dan mengubah data. Pasal 19 huruf e, g, dan h mengatur hal ini. PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf a menambahkan bahwa log aktivitas harus bisa ditelusuri minimal 2 tahun.
6. Siapkan laporan wajib
Kawasan Berikat wajib menampilkan 7 laporan pertanggungjawaban sesuai PER-6/BC/2023 Lampiran I huruf R: pemasukan per dokumen pabean, pengeluaran per dokumen pabean, posisi barang dalam proses, mutasi bahan baku dan bahan penolong, mutasi barang jadi, mutasi mesin dan peralatan, serta barang reject dan scrap. Rincian kolom per laporan ada di panduan laporan wajib Kawasan Berikat. Petugas harus bisa membuka dan mengunduh laporan itu langsung dari sistem.
Di BZone, ketujuh laporan itu disusun dari transaksi yang sudah tercatat di modul pembelian, gudang, produksi, dan penjualan. Gambaran lengkapnya ada di halaman IT Inventory BZone.
7. Tetapkan saldo awal lewat stock opname awal
Hitung fisik seluruh barang berfasilitas saat mulai beroperasi, lalu catat hasilnya sebagai saldo awal. Pasal 19 huruf d angka 1 menyebut Berita Acara Stock Opname saat awal beroperasi sebagai dokumen yang dipersamakan dengan dokumen pabean pemasukan. Saldo awal yang salah terbawa ke laporan mutasi bulan-bulan berikutnya, jadi beri waktu yang cukup untuk langkah ini.
8. Buka akses online untuk Bea Cukai dan Pajak, dan siapkan backup
Siapkan akun untuk petugas Kantor Pabean dan Kantor Pajak, uji aksesnya dari luar jaringan kantor, dan dokumentasikan caranya. Pasal 17 huruf c dan PER-6/BC/2023 Pasal 39 ayat (1) huruf c mewajibkan akses ini. Pasal 43 PER-6/BC/2023 merinci kewajibannya: IT Inventory terkoneksi dengan Kantor Pabean, nama pengguna dan kata sandi diberitahukan tertulis ke Kantor Pabean yang mengawasi, akun untuk DJP diberikan paling lambat 7 hari kerja setelah surat permintaan diterima, dan backup data harus tersedia kalau server terganggu.
9. Susun SOP dan pasang CCTV
Tulis SOP untuk setiap transaksi dan siapa yang mencatatnya, karena Pasal 19 huruf b mengaitkan pencatatan real-time dengan sistem pengendalian internal perusahaan. Pasal 20 PER-19/BC/2018 mewajibkan CCTV di pintu masuk dan keluar barang dan orang, area bongkar, area muat, penimbunan bahan baku, dan penimbunan hasil produksi. Menurut Pasal 17 huruf d, CCTV harus bisa diakses real-time dan online, dengan rekaman paling sedikit 7 hari terakhir.
10. Uji sebelum pemeriksaan
Jalankan simulasi dari awal sampai akhir: satu dokumen masuk, produksi, penyesuaian, dan satu dokumen keluar. Setelah itu, cek apakah ketujuh laporan menghasilkan angka yang benar. Uji juga empat kekurangan temuan BPK: pencatatan real-time, traceability, integrasi dengan pembukuan, dan akses online. Saat pengajuan izin, Pasal 10 PER-19/BC/2018 mengatur pemeriksaan dokumen dan lokasi yang mencakup IT Inventory dan CCTV. Tahapan izinnya dibahas di tahapan dan syarat pengajuan izin Kawasan Berikat.
Setelah izin terbit, apa yang harus dijaga?
IT Inventory harus tetap memenuhi kriteria selama fasilitas dipakai. Masukkan juga dua kewajiban berkala ke kalender perusahaan: stock opname tahunan dengan laporannya ke kantor pajak, dan penyimpanan dokumen selama 10 tahun.
Pasal 17 huruf f PER-9/BC/2021 mewajibkan stock opname paling sedikit satu kali setahun dengan pengawasan Kantor Pabean. Laporan hasilnya disampaikan paling lambat 2 bulan setelah pencacahan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak tempat SPT Masa PPN dilaporkan. Pasal 17 huruf g mewajibkan buku, catatan, dan dokumen disimpan 10 tahun.
Selain itu, PER-6/BC/2023 mengatur monitoring dan evaluasi oleh Bea Cukai. Pasal 45 memberi pejabat Bea Cukai wewenang mengakses dan menguji keandalan IT Inventory, termasuk memastikan log aktivitas dan traceability saldo barang. Kalau stok fisik dan catatan sistem berselisih, penanganannya dibahas di artikel tentang pembekuan fasilitas dan stock miss.
Apa bedanya untuk Gudang Berikat, PLB, KEK, dan KITE?
Kriteria dasarnya mirip, tetapi regulasi dan jumlah laporannya berbeda. KEK paling berbeda: laporannya per jenis pergerakan barang, data disampaikan lewat Sistem Aplikasi KEK, dan IT Inventory harus siap paling lama 6 bulan.
| Fasilitas | Regulasi IT Inventory | Laporan wajib | Catatan |
|---|---|---|---|
| Kawasan Berikat | PER-19/BC/2018 jo. PER-9/BC/2021 Pasal 17 dan 19; PER-6/BC/2023 Pasal 38-44 | 7 laporan | Dibahas di artikel ini |
| Gudang Berikat | PER-18/BC/2019 Pasal 41; PER-6/BC/2023 | 3 laporan | Tanpa produksi, jadi tanpa laporan barang dalam proses. Lihat laporan wajib Gudang Berikat |
| PLB | PER-6/BC/2023 | 3 laporan | Memakai BC 1.6, BC 2.8, dan BC 3.3, bukan BC 2.3 dan BC 2.5. Lihat laporan wajib PLB |
| KEK | PER-24/BC/2023 | 4 laporan: pemasukan, pengeluaran, stock opname, adjustment | Data lewat API atau, dalam kondisi tertentu, webform. Lihat kriteria IT Inventory KEK |
| KITE Pembebasan | PER-8/BC/2022 | Laporan pertanggungjawaban BCL.KT 01 | Laporan disampaikan paling lambat 60 hari setelah periode. Lihat laporan wajib KITE |
Untuk KEK, IT Inventory ditetapkan lewat Keputusan Dirjen penetapan pendayagunaan, setelah pemeriksaan dan pemaparan proses bisnis (PER-24/BC/2023 Pasal 7-9). Prosesnya berbeda dari izin Kawasan Berikat, jadi checklist di atas perlu disesuaikan untuk KEK.
Apakah IT Inventory wajib terhubung ke CEISA 4.0?
Pasal 17 huruf b PER-19/BC/2018 mewajibkan Kawasan Berikat menyediakan sarana pertukaran data elektronik bila kantor pabeannya menerapkan sistem itu. Kewajiban integrasi host-to-host antara IT Inventory dan CEISA 4.0 dengan tanggal berlaku yang pasti belum kami temukan di regulasi yang kami baca per Oktober 2026.
Dokumen pabean tetap disampaikan lewat CEISA 4.0. Tanpa integrasi, staf mengetik ulang data dari IT Inventory ke CEISA, dan setiap pengetikan ulang membuka peluang selisih antara dokumen pabean dan catatan barang. Integrasi host-to-host menghapus pengetikan ulang itu. Pilihan arsitekturnya dibahas di arsitektur IT Inventory dengan integrasi host-to-host CEISA 4.0.
Pertanyaan yang sering diajukan
Regulasi tidak menyebut nama software, tetapi kriterianya sulit dipenuhi dengan spreadsheet. IT Inventory harus menjadi subsistem akuntansi, mencatat real-time, menyimpan log aktivitas minimal 2 tahun, membatasi akses per pengguna, dan bisa diakses online oleh petugas (Pasal 19 PER-19/BC/2018 jo. PER-9/BC/2021 dan Pasal 39 PER-6/BC/2023).
Tergantung kondisi data dan sistem yang sudah ada. Di implementasi BZone, rentangnya sekitar 4 minggu sampai 6 bulan. Pekerjaan di luar software, seperti penyusunan kode barang dan stock opname awal, ikut menentukan lamanya.
Tidak. Pasal 40 PER-6/BC/2023 menerima dua susunan: IT Inventory di dalam aplikasi pembukuan, atau aplikasi terpisah yang terintegrasi dan memakai sumber data yang sama. Keduanya sah selama kriteria Pasal 39 terpenuhi.
Pegawai perusahaan yang diberi hak akses, serta pejabat Bea Cukai dan Pajak. Pasal 43 PER-6/BC/2023 mewajibkan akses untuk Direktur, Kanwil, KPUBC, atau Kantor Pabean di Bea Cukai, serta pejabat DJP di bidang PPN, pengawasan, pemeriksaan, dan penegakan hukum.
Bisa, asalkan disesuaikan dengan kriteria Pasal 39 ayat (1) PER-6/BC/2023. Pasal 41 mengizinkan penyesuaian lewat interface kalau sistem lama tidak bisa langsung menghasilkan elemen data laporan yang diminta.
Label Kategori A, B, C, dan D tidak ada di regulasi mana pun. Yang diatur adalah dua susunan sistem di Pasal 40 PER-6/BC/2023, satu aplikasi atau dua aplikasi dengan sumber data sama, dan keduanya sama-sama sah.
Pasal 44 PER-6/BC/2023 menyebut penerima fasilitas yang tidak menjalankan IT Inventory sesuai kriteria Pasal 39-41, atau tidak memenuhi kewajiban Pasal 42-43, dikenakan sanksi sesuai ketentuan perundang-undangan. Saat pengajuan izin, IT Inventory yang belum memenuhi kriteria berarti hasil pemeriksaan dokumen dan lokasi belum memenuhi syarat.
Ringkasan
- IT Inventory Kawasan Berikat diatur Pasal 17 dan 19 PER-19/BC/2018 jo. PER-9/BC/2021, ditambah Pasal 38-44 PER-6/BC/2023.
- Empat kekurangan dalam temuan BPK adalah hal dasar: pencatatan real-time, traceability, integrasi dengan pembukuan, dan akses online.
- Setelah izin terbit, jadwalkan stock opname tahunan dan laporannya ke KPP paling lambat 2 bulan sesudahnya.
Kalau Anda sedang menyiapkan IT Inventory untuk pengajuan Kawasan Berikat, hubungi tim BZone untuk membahas susunan sistem yang cocok dengan kondisi perusahaan Anda. Daftar fitur lengkap ada di halaman fitur BZone, dan untuk perusahaan manufaktur, lihat modul manufaktur BZone.